I. Informații generale
Confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal reprezintă una dintre preocupările principale ale NEOCASA în calitate de operator de date. Acest document are rolul de a vă informa cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, în contextul utilizării paginii de internet neocasa.ro.
II. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate
Dacă sunteți vizitator al Site-ului, NEOCASA va prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le furnizați în mod direct în contextul utilizării Site-ului, cum ar fi datele pe care le furnizați în cadrul secțiunii de contact / întrebări / reclamații, în măsura în care ne contactați în aceste moduri.
III. Scopurile și temeiurile de prelucrare
III.1. Dacă sunteți client al Site-ului
NEOCASA prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal astfel:
- Pentru desfășurarea relației contractuale dintre dumneavoastră și NEOCASA.
Temei: Contractul încheiat între dumneavoastră și NEOCASA. Furnizarea datelor este necesară pentru executarea contractului. Refuzul furnizării poate avea drept consecință imposibilitatea derulării raporturilor contractuale. - Pentru îndeplinirea obligațiilor legale care incumbă NEOCASA în contextul serviciilor prestate, inclusiv a obligațiilor în materie fiscală și de arhivare.
Temei: Obligații legale. Refuzul furnizării datelor poate avea drept consecință imposibilitatea NEOCASA de a respecta obligațiile legale și de a vă oferi serviciile. - Pentru activități de marketing — transmiterea prin mijloace de comunicare la distanță (e-mail, SMS) de comunicări comerciale privind produsele și serviciile NEOCASA.
Temei: Consimțământul dumneavoastră. Vă puteți exprima consimțământul prin bifarea căsuței corespunzătoare. Refuzul nu va avea urmări negative. - Pentru analize și raportări privind modul de funcționare a Site-ului, în vederea îmbunătățirii experienței oferite.
Temei: Interesul legitim al NEOCASA. Furnizarea datelor este voluntară.
III.2. Dacă sunteți vizitator al Site-ului
NEOCASA prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal astfel:
- Pentru activități de marketing — transmiterea de comunicări comerciale prin e-mail/SMS.
Temei: Consimțământul dumneavoastră, exprimat prin formularul de abonare la newsletter. Furnizarea datelor este voluntară. - Pentru rezolvarea plângerilor și reclamațiilor și pentru monitorizarea traficului și îmbunătățirea experienței pe Site.
Temei: Interesul legitim al NEOCASA. Furnizarea datelor este voluntară.
IV. Durata pentru care vă prelucrăm datele
Ca principiu, NEOCASA va prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal atât cât este necesar pentru realizarea scopurilor de prelucrare menționate mai sus. Datele vor fi stocate pe o perioadă determinată, atât timp cât este valabil din punct de vedere juridic și, în situația unui litigiu, pe parcursul soluționării acelui litigiu, precum și în conformitate cu legislația în vigoare atât timp cât avem obligația legală de a păstra state și alte documente legale în evidența contabilă și în arhivă.
V. Dezvăluirea datelor cu caracter personal
Pentru îndeplinirea scopurilor de prelucrare, NEOCASA poate dezvălui datele dumneavoastră către parteneri, terțe persoane sau entități care sprijină NEOCASA în desfășurarea activității, ori către autoritățile publice centrale/locale, în următoarele cazuri:
- pentru administrarea Site-ului;
- în situațiile în care comunicarea ar fi necesară pentru atribuirea de premii sau facilități obținute în urma campaniilor promoționale;
- pentru menținerea, personalizarea și îmbunătățirea Site-ului și a serviciilor derulate prin intermediul lui;
- pentru efectuarea analizei datelor, testarea și cercetarea, monitorizarea tendințelor de utilizare și activitate;
- pentru transmiterea de comunicări comerciale de marketing, în condițiile și limitele prevăzute de lege;
- atunci când dezvăluirea datelor cu caracter personal este prevăzută de lege.
VI. Transferul datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal furnizate către NEOCASA pot fi transferate în afara României, dar doar către state din Uniunea Europeană.
VII. Drepturile de care beneficiați
În condițiile prevăzute de legislația în materia prelucrării datelor cu caracter personal, în calitate de persoane vizate, beneficiați de următoarele drepturi:
- Dreptul la informare — dreptul de a primi detalii privind activitățile de prelucrare efectuate de NEOCASA.
- Dreptul de acces la date — dreptul de a obține confirmarea că datele sunt prelucrate, modalitatea de prelucrare, scopul, destinatarii etc.
- Dreptul la rectificare — dreptul de a obține corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.
- Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat") — în cazul în care datele nu mai sunt necesare scopului, consimțământul a fost retras, prelucrarea este ilegală sau există o obligație legală de ștergere.
- Dreptul la restricționarea prelucrării — în cazul în care exactitatea datelor este contestată, prelucrarea este ilegală, sau persoana vizată s-a opus prelucrării.
- Dreptul la portabilitatea datelor — dreptul de a primi datele într-un format structurat, uzual și lizibil, și de a le transmite altui operator.
- Dreptul la opoziție — inclusiv în orice moment față de prelucrarea în scop de marketing direct.
- Dreptul de a nu fi supus unei decizii automate — dreptul de a nu fi subiectul unei decizii luate exclusiv pe baza prelucrării automate.
- Dreptul de a vă adresa ANSPDCP sau instanțelor competente, dacă considerați că drepturile v-au fost încălcate.
Pentru exercitarea drepturilor de mai sus, vă rugăm să contactați Responsabilul pentru Protecția Datelor (DPO): Ruxandra Cleciu – Managing Partner, ruxandra.cleciu@neocasa.ro, +40.21.312.71.71.
Regulament Intern privind Protecția Datelor cu Caracter Personal
Grupul de companii Neocasa își asumă responsabilitatea că datele cu caracter personal colectate sunt prelucrate legal, transparent și echitabil, în conformitate cu GDPR (Regulamentul UE 2016/679) și L190/2018. În baza L656/2002, în calitate de agenție imobiliară, Neocasa are obligația de a aplica măsuri de cunoaștere a clientelei pentru prevenirea spălării banilor.
Principiile GDPR
- Necesitatea transparenței privind manipularea și utilizarea datelor cu caracter personal;
- Limitarea procesării datelor cu caracter personal în scopuri specificate și legitime;
- Limitarea colectării și stocării datelor cu caracter personal în scopuri intenționate;
- Permiterea persoanelor să corecteze sau să solicite ștergerea datelor lor personale;
- Limitarea stocării datelor de identificare personală numai atât timp cât este necesar;
- Asigurarea protejării datelor personale cu ajutorul practicilor de securitate adecvate.
Rolul Responsabilului cu Protecția Datelor (DPO)
- Informează și consiliază operatorul și angajații care se ocupă de prelucrările de date;
- Monitorizează respectarea Regulamentului și a dispozițiilor legale referitoare la protecția datelor;
- Consiliază în privința analizei de impact și monitorizează executarea acesteia;
- Cooperează cu Autoritatea de Supraveghere și reprezintă punctul de contact cu aceasta.
Întrebări frecvente
Când și cum colectăm date personale?
- Telefonic sau prin e-mail, atunci când potențiali clienți solicită serviciile noastre;
- Prin intermediul portalurilor, site-urilor partenere și al site-ului propriu, prin formularul de contact;
- Prin contractele încheiate cu clientela, colaboratorii și angajații noștri.
De ce colectăm date personale?
- Pentru a comunica eficient cu clienții și colaboratorii noștri;
- Pentru a livra calitativ serviciile solicitate;
- Pentru a satisface cerințele legislației privind protecția consumatorilor și prevenirea tranzacțiilor suspecte;
- Pentru a elabora statistici interne necesare cunoașterii pieței imobiliare.
Ce date personale prelucrăm?
- Numele, prenumele;
- Coordonatele de contact (telefon, e-mail, adresă);
- Caracteristicile specifice serviciului solicitat (adresă imobil, caracteristici, tip tranzacție etc.);
- Datele de stare civilă necesare încheierii contractului de colaborare;
- Documentele necesare încheierii tranzacției (acte de proprietate, date bancare etc.).
Unde sunt prelucrate și stocate datele personale?
- În format electronic: în bazele de date ale furnizorilor de soft cu care compania are contract, beneficiind de protecție Firewall, antivirus și drepturi diferențiate de acces;
- În format print: contractele și documentele aferente dreptului de proprietate sunt arhivate în spații accesibile doar DPO-ului.
Cum sunt distruse datele personale?
- În format electronic: prin ștergere din bazele de date securizate, sub supravegherea DPO;
- În format print: prin tocare supravegheată de DPO.
Cât timp sunt prelucrate și stocate datele personale?
Pe parcursul relației de colaborare și ulterior în conformitate cu prevederile legale.
Cum este asigurată securitatea datelor personale?
Neocasa a luat măsuri tehnice și organizatorice pentru a proteja datele împotriva pierderii, manipulării sau accesului neautorizat. Măsurile sunt verificate în mod regulat și adaptate constant la stadiul tehnicii.
Care sunt drepturile persoanelor vizate?
- Dreptul la informații, la corectare, la ștergere, la limitarea procesării, la transmiterea datelor și la reclamație;
- Toate prelucrările trebuie să se refere exclusiv la persoane care au împlinit vârsta de 16 ani.
Drepturile pot fi exercitate prin notificare transmisă către: Ruxandra Cleciu – Managing Partner, ruxandra.cleciu@neocasa.ro, +40.21.312.71.71.
Proceduri interne GDPR
Date existente anterior datei de 25.05.2018
La contactarea persoanelor cu date înregistrate înainte de intrarea în vigoare a GDPR, se solicită acordul verbal, se transmite regulamentul pe e-mail și se informează cu privire la drepturile disponibile.
Date colectate după 25.05.2018
La orice solicitare telefonică, persoana este informată că va fi înregistrată în baza de date și va primi Regulamentul GDPR pe e-mail. Orice solicitare privind drepturile persoanelor vizate se comunică imediat DPO-ului.
Procedura referitoare la documente
- Documentele în format print se predau DPO pentru arhivare; cele electronice se înregistrează în baza de date securizată;
- Distrugerea documentelor tipărite se face prin tocătorul de hârtie sub supravegherea DPO;
- Acordurile formale (în scris) se înregistrează în folderul aferent clientului.
Grupul de Companii Neocasa
SC NEOCASA Real Estate Solutions SRL
Sediu: Str. Aviator Traian Vasile nr. 9, sector 1, București
Reg. Com.: J40/7599/2002 · CUI: RO14817510
IBAN: RO50BREL0002001172080100 (LIBRA BANK)
Punct de lucru: Calea Victoriei nr. 155, bl. D1, tr. 7, et. 11, sector 1
Reprezentant legal: Mircea Cleciu
SC NEOCASA SRL
Sediu: Str. Aviator Traian Vasile nr. 9, sector 1, București
Reg. Com.: J40/12827/1998 · CUI: RO11348206
IBAN: RO66BREL0002001167880100 (LIBRA BANK)
Punct de lucru: Calea Victoriei nr. 155, bl. D1, tr. 7, et. 11, sector 1
Reprezentant legal: Ruxandra Cleciu
Prezentul Regulament intern a intrat în vigoare în 25.05.2018 și a fost însușit de toți angajații și colaboratorii Grupului de companii Neocasa.
SC NEOCASA Real Estate Solutions SRL
Mircea Cleciu
SC NEOCASA SRL
Ruxandra Cleciu
